Organizar archivos, compartirlos y recuperar versiones sin perder el control

Para quién es esta ruta y qué conseguirás

Cualquier persona que carga documentos y responsables que administran almacenamiento.

Antes de empezar

• Identifica la empresa activa y la carpeta de destino.
• Comprueba tamaño permitido y espacio disponible antes de una carga grande.
• Define quién debe ver, descargar o editar el contenido antes de compartirlo.

Un ejemplo para orientarte

Ejemplo: guarda el contrato de un cliente en su carpeta, comparte con las personas que lo requieren y usa comentarios para revisarlo. Si alguien sube una revisión, consulta las versiones antes de crear copias con nombres ambiguos.

1. Crea una estructura reconocible

Organiza por empresa, cliente, proyecto o período según tu trabajo. Puedes iniciar desde una plantilla de carpetas y adaptar sus nombres.

• Abrir procedimiento: Subir y organizar archivos

2. Carga y verifica el archivo

Sube el archivo y espera el resultado final. Comprueba nombre, tamaño y posibilidad de abrirlo. Un adjunto del CRM puede tener otro contexto que el archivo de Drive.

• Abrir procedimiento: Diferencia entre archivos y adjuntos en CRM

3. Comparte con el alcance correcto

Revisa destinatario, permisos y el tipo de enlace. Usa la opción documentada de compartir y comprueba su alcance antes de difundirlo.

• Abrir procedimiento: Permisos por archivo: visibilidad, invitados y contraseña

4. Revisa actividad, comentarios y versiones

Usa el historial para identificar cambios y versiones. Vincula la conversación al archivo mediante comentarios para que el contexto no se pierda.

• Abrir procedimiento: Versiones y actividad de un archivo

5. Administra papelera y capacidad

Comprueba qué elementos están en papelera y cómo afecta su estado al almacenamiento. Antes de borrar definitivamente, identifica si necesitas conservar una copia.

• Abrir procedimiento: Papelera y cuotas

Si el resultado no es el esperado

Qué enviar a soporte si sigues bloqueado

• Nombre del módulo y página donde ocurre; indica la empresa afectada por su nombre, sin compartir claves.
• Acción que intentabas completar, pasos que seguiste y resultado esperado.
• Texto exacto del error, fecha y hora aproximada, y referencia del registro si la pantalla la muestra.
• Qué comprobaciones de esta guía probaste y qué resultado obtuviste. Si contactas por correo, adjunta una captura recortada que no exponga datos innecesarios.

• Abrir el asistente y registrar una solicitud
• Cómo damos seguimiento a tu solicitud