Pipeline de Ventas: crear negocios y moverlos por etapas

El Pipeline de Ventas vive en Marketing → Pipeline (ruta /crm/deals). Cada negocio (oportunidad) tiene valor monetario, etapa y estado (En proceso, Vendido o No concretado). Las etapas por defecto son: Nuevo, Contactado, Calificado, Propuesta, Negociación y Vendido, cada una con una probabilidad que alimenta el forecast.

Crear un negocio

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   Marketing → Pipeline → "Nuevo cliente".
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   Completa la pestaña "Información general"

   Nombre del cliente (obligatorio), contacto principal, etapa, valor y moneda (por defecto, la moneda de la empresa; puedes elegir cualquier otra), empresa, fuente del lead, fecha de cierre y descripción. Si la moneda de la empresa todavía no ha cargado, el selector dice "La moneda de la empresa" y el negocio nace en ella; la moneda que elijas, o la de un borrador restaurado, no se cambia sola.
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   Busca el contacto principal

   Abre el selector y escribe nombre, correo o teléfono. La búsqueda consulta los contactos de tu cuenta, incluidos los que no aparecen en la primera lista, y muestra hasta 20 coincidencias; afina el texto si hay más. Revisa el correo o teléfono para distinguir personas con el mismo nombre. Puedes elegir con las flechas y Enter. Cancelar la búsqueda o un error de carga conserva el contacto anterior; buscar no crea ni modifica contactos. Si falla, usa Reintentar búsqueda.
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   Crea empresa o etapa al vuelo si te falta

   Los desplegables de Empresa y Etapa tienen "➕ Crear empresa" y "➕ Nueva etapa" para no salir del formulario.
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   Haz clic en "Crear"

   Con el negocio creado se habilitan las demás pestañas del modal: Reservar cita, Tareas, Proyecto, Notas, Cotizaciones, Ventas y Pagos.

Las ocho pestañas del negocio

• Información general — datos del contacto y de la oportunidad: etapa, valor, moneda, estado y, si quedó No concretado, la razón de pérdida.
• Reservar cita — agenda una reunión ligada al negocio, con Google Meet opcional.
• Tareas — pendientes del negocio. «Agregar tarea» la crea en un proyecto (el enlazado al negocio, uno del cliente o uno nuevo para el cliente), con responsable y fecha de entrega: sale en el tablero de ese proyecto, en «Mis tareas» de quien la hace y en su Inicio, y el CRM la sigue viendo (automatizaciones, recordatorios y el AsistentIA). Las tareas viejas del pipeline siguen aquí; ninguna sale dos veces. Sin acceso a Proyectos, la tarea es una actividad del CRM, como siempre.
• Proyecto — «Crear proyecto para este cliente» (externo, con el cliente y el negocio enlazados, y una plantilla si quieres) o «Enlazar a un proyecto existente». Ganar el negocio no crea nada solo.
• Notas — apuntes internos del equipo sobre la oportunidad.
• Cotizaciones — «Crear cotización», arriba a la derecha, abre aquí mismo el editor completo del módulo con el cliente, el negocio y su moneda ya puestos; la ficha se agranda mientras escribes y, al crearla o cancelar, vuelves a la lista de la pestaña. Debajo, las cotizaciones de ese negocio y las del contacto que no están atadas a ningún negocio, con su número, fecha y total. Desde aquí cambias su estado (Borrador, Enviada, Aceptada, Rechazada o Vencida, con los mismos saltos que en Marketing → Cotizaciones) o pulsas "Registrar como venta": la cotización pasa a Aceptada, queda registrada como venta, sus productos salen del inventario y la ficha salta a la pestaña Ventas. Las aceptadas ya no se listan aquí —son ventas y están en la pestaña Ventas: como cotización aceptada o, si ya se facturó, como su factura—; una nota dice cuántas hay, con "Ver en Ventas". "Ver cotización" abre cada una en el módulo.
• Ventas — registra lo que le vendiste con el MISMO formulario de Marketing → Ventas, con el cliente y el negocio ya puestos: "Desde cero" (productos o servicios, lo disponible en inventario debajo de la cantidad, "Crear orden de producción" por línea y "Crear la factura de venta" en borrador) o "Desde una cotización" de ese cliente que todavía no se aceptó. La lista muestra lo mismo que Marketing → Ventas le atribuye al negocio —sus ventas, sus facturas emitidas en Finanzas ("Factura FAC-…", con "de la cotización …" si salió de una y "Ver factura") y sus cotizaciones aceptadas que todavía no tienen factura ("Cotización … aceptada")—, más las del contacto que no están atadas a ningún negocio. "Total vendido" lo calcula el servidor con la misma cuenta del módulo: una cotización ya facturada suma una sola vez, como su factura, y la factura de una venta ya registrada dice "ya cuenta en su venta" y no se suma otra vez. Quien no tiene acceso a Finanzas no ve las facturas: ve la cotización aceptada. Una venta pagada con cuenta y monto positivo crea su ingreso en Finanzas. Lo explica "El módulo de Ventas".
• Pagos — abonos registrados en el negocio. Revisa si el mismo cobro ya está registrado en Ventas o Facturas antes de ingresarlo aquí, para evitar duplicarlo.

Mover negocios entre etapas

En la vista Kanban (por defecto) arrastra la tarjeta de una columna a otra. También puedes abrir el negocio y cambiar el campo Paso (Etapa). Con la vista Tabla ves todos los negocios en filas con columnas de etapa, valor, forecast, contacto, días en la etapa y cierre.

Para marcar el resultado, cambia el Estado del negocio a Vendido o No concretado (si es No concretado, eliges el motivo de pérdida de la lista de tu empresa —se edita en CRM → «Cualificación de leads»— y, si quieres, un detalle). También puedes seleccionar varios negocios y usar los botones en lote Vendidos, No concretados o Eliminar. Marcar Vendido actualiza la oportunidad: la venta se registra por separado en su pestaña Ventas. Ese cambio de estado no crea una reserva ni una entrega de inventario. Aceptar una de sus cotizaciones, en cambio, sí registra la venta y saca su inventario.

Un negocio Vendido muestra en su tarjeta el botón "Crear orden de producción" (el ícono de la fábrica), y también en su detalle y en su pestaña Ventas cuando ya tiene una venta. Te lleva a Producción → Órdenes de producción con el diálogo abierto y precargado: los productos y cantidades de lo vendido o de su cotización, el cliente y una referencia. Revisas y creas la orden allí; si el negocio no tiene productos, el diálogo abre vacío con el cliente puesto. Solo lo ve quien tiene Producción en su plan y permiso para crear en ese módulo.

Métricas, filtros y vistas

• Métricas (colapsables con el botón "Métricas"): Pipeline en proceso, Forecast ponderado (valor × probabilidad de etapa), Vendidos este mes y No concretados este mes.
• Filtros: Estado (Todos / En proceso / Vendidos / No concretados), valor mínimo y máximo, y "Sin actividad" para ver solo negocios estancados (demasiados días en la misma etapa). El valor mínimo y máximo van en la moneda de la empresa (se ve su código al lado): los negocios en otras monedas no entran en ese rango.
• Puntaje (sólo con la cualificación de leads encendida): elige "Por encima de", "Por debajo de" o "Igual a" y escribe un número para ver solo los negocios cuyo contacto tiene ese puntaje. Es estricto: "Por encima de 50" no incluye el 50. Los negocios sin contacto, o cuyo contacto todavía no tiene puntaje, no aparecen mientras este filtro está puesto. Ver "Cualificación de leads".
• Con la cualificación de leads encendida, cada tarjeta muestra el puntaje del contacto y su nivel (por ejemplo, "45 pts · MQL"), la vista Tabla suma la columna "Puntaje" y "Exportar" incluye el puntaje y el nivel.
• Búsqueda: escribe el nombre, el correo o el teléfono de la persona, su empresa o el título del negocio; no importan las mayúsculas, las tildes ni el orden de las palabras. Si lo que buscas está en otro pipeline, la barra de resultados te dice en cuál y te lleva allí con un toque. Esc o "Limpiar búsqueda" la borra.
• "Personalizar" elige qué datos muestran las tarjetas de este pipeline: el celular, la ciudad o tus propios campos, como la cédula. Ver "Elegir qué datos se ven en el pipeline y en Contactos".
• "Exportar" descarga tus negocios, con las columnas que elegiste en "Personalizar"; "Importar con IA" trae oportunidades desde una foto, screenshot o PDF (según plan).

Negocios sin valor en otra moneda

Si hay negocios sin valor en otra moneda que la de la empresa —por ejemplo, leads de WhatsApp que nacieron en USD en una empresa que trabaja en COP—, quien administra ve arriba del tablero el aviso "Hay 12 negocios sin valor en USD" con el botón "Pasarlos a COP". Tras confirmar en el diálogo, esos negocios pasan a la moneda de la empresa y el tablero se actualiza.

Sólo cuentan los negocios sin dinero: valor 0, sin pagos, ventas, cotizaciones ni facturas. Su moneda sólo propone la de las ventas futuras, así que pasarlos no cambia ningún importe; los negocios con dinero conservan la suya. Ver "Moneda de la empresa".

Varios pipelines y etapas propias

Con "+ Pipeline" creas un embudo adicional (por ejemplo, uno para ventas nuevas y otro para renovaciones) y defines sus etapas con nombre, color y probabilidad. Con el engranaje "Administrar pipeline" ajustas el pipeline actual.