Estados de una cotización y cómo cambiarlos
Borrador, Enviada, Aceptada, Rechazada y Vencida: qué significa cada estado, qué transiciones permite Daplox y cómo se deshace una aceptación con "Reversar".
4 min de lectura Actualizado el 22 de octubre de 2026
Los 5 estados
- Borrador: la estás armando o ajustando. Aún no se la presentaste al cliente.
- Enviada: ya se la hiciste llegar al cliente y esperas respuesta.
- Aceptada: el cliente dijo que sí, y eso ya es una venta: queda registrada en Marketing → Ventas y sus productos salen del inventario. Si la cotización está vinculada a una oportunidad del CRM, esa oportunidad se marca ganada; además aparece en la fila el botón para facturarla.
- Rechazada: el cliente dijo que no (o deshiciste una aceptación registrada por error: su venta se deshace y lo que salió del inventario vuelve a cada almacén).
- Vencida: pasó la fecha de validez sin respuesta. Marca el estado manualmente cuando la oferta expire.
Cambiar el estado
- Ve a Marketing → Cotizaciones.
- En la fila de la cotización, abre el selector de la columna EstadoEl selector muestra el estado actual y sólo los cambios permitidos. Una Rechazada o Vencida que nunca fue aceptada puede volver a Borrador o Enviada; desde allí puedes revisarla y aceptarla de nuevo.
- Confirma el cambio y espera el resultado.Pasar a Aceptada —o rechazar una que estaba aceptada— te pide confirmarlo antes, porque registra (o deshace) la venta y mueve el inventario. Mientras se procesa verás "Cambiando estado…". Si falla, el motivo permanece en la fila; un fallo temporal ofrece "Reintentar cambio". No registres otra venta por el mismo intento.
También desde el Pipeline
En la ficha del cliente, la pestaña Cotizaciones lista las cotizaciones de ese negocio y las del contacto que no están atadas a ningún negocio, con el mismo selector de estado y el botón "Registrar como venta". Al aceptarla deja esa pestaña y pasa a la pestaña Ventas; si era del contacto sin negocio, queda atada a este negocio, que pasa a Ganado. Ver "Las siete pestañas del negocio".
Transiciones permitidas
Para proteger tu pipeline, Daplox valida los cambios de estado: un cambio no permitido se rechaza y verás el motivo en pantalla. Estas son las transiciones válidas:
- Borrador → Enviada, Aceptada, Rechazada o Vencida.
- Enviada → Aceptada, Rechazada, Vencida, o volver a Borrador para re-trabajarla.
- Aceptada → solo Rechazada (para deshacer una aceptación: la venta se deshace y el inventario vuelve). Si ya tiene una factura viva, Daplox te pide usar "Reversar", que la anula y devuelve el inventario en un paso; si va en una cuenta de cobro, primero se descarta o se anula la cuenta.
- Rechazada o Vencida → Borrador o Enviada (ajustas la oferta y la vuelves a presentar) — salvo que la cotización haya sido aceptada antes; mira la excepción de abajo.
¿Aceptar directo desde Borrador?
Sí se permite: cubre el caso del cierre rápido, cuando el cliente acepta de palabra sin que hayas marcado "Enviada" en el sistema.
Aceptada no vuelve atrás cambiando el estado
Una cotización que fue aceptada alguna vez no vuelve a Borrador ni se marca Enviada desde el selector, incluso si después quedó Rechazada. Debajo del estado aparece "Reversar para editar": consulta primero las dependencias y pide confirmar qué se anula y qué inventario vuelve. Si hay cobros o una cuenta de cobro que lo impide, explica el motivo sin ejecutar el reverso. Si se permite y lo confirmas, queda en Borrador para corregirla. Para conservar la original, usa "Duplicar" y trabaja sobre la copia.
Aceptar registra la venta y mueve el inventario
Al marcarla Aceptada, la cotización queda registrada como venta en Marketing → Ventas —pendiente de cobro hasta que la factures y registres el pago— y cada línea con producto sale de su almacén (el que elegiste en la cotización, o el primero con existencias). Si un almacén no tiene lo suficiente, la cotización se acepta igual y esa línea queda pendiente: cuando repongas, usa "Descontar inventario" en su vista previa (facturarla también lo intenta de nuevo). Si la cotización está vinculada a una oportunidad abierta del pipeline, esa oportunidad pasa a Ganada. Además, aparece en la fila el botón "Facturar". Verifica que estás en la cotización correcta antes de aceptar.
Las que ya estaban aceptadas siguen la regla anterior
Una cotización aceptada antes de este cambio (octubre de 2026) no sacó nada del inventario al aceptarla: lo saca al facturarla o al aprobar la cuenta de cobro en la que va, y anular esa factura lo devuelve, como siempre. Lo mismo los pedidos que tus clientes hacen por su enlace con aceptación automática: su inventario sale al aprobar la cuenta de cobro.
¿Pudiste resolverlo con esta guía?
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