El módulo de Ventas

Factura de una venta guardada

Pulsa Factura en la venta original. Si ya tiene documento, usa Abrir factura; si no, revisa la vista previa y confirma Crear borrador. Se conservan sus líneas y precios históricos, cliente, moneda y pagos. Si falla la conexión, Reintentar consulta el resultado antes de crear otro documento. Revisa el aviso tributario antes de emitir: el documento es interno y no acredita facturación electrónica. Los abonos siguen registrándose en esa misma venta. Si los pagos requieren revisión, conserva sus referencias y consulta con soporte.

Nuevo: vendedor, suma de lo filtrado y cambios en lote

• La columna «Vendedor» dice quién vendió cada venta, y el filtro «Vendedor» muestra sólo las suyas (las facturas y las cotizaciones no tienen vendedor).
• Al pie del listado ves la suma de lo filtrado, por moneda y sin las anuladas.
• Marca ventas con las casillas y cambia en lote su vendedor, su fecha o su estado. Cambiar el vendedor pide el rol de Manager.
• Los cobros que confirma Stripe ya son ventas aunque su factura siga en borrador en Finanzas (para completar los datos fiscales).

Marketing → Ventas es "todo lo que vendiste, en un solo lugar". Se parece a la tabla de Transacciones de Finanzas, pero con tres columnas que un movimiento de banco no tiene —Cliente, Método de pago y Estado— y con una diferencia de fondo: una venta puede existir sin haber tocado todavía ninguna cuenta bancaria.

Los totales de arriba

• Tres cifras en el panel "Resumen de ventas": Vendido, Ventas (cuántas) y Ticket promedio. Se calculan en el SERVIDOR sobre todo el periodo filtrado, no sobre la página que estás viendo — así no se sub-cuenta en silencio al pasar de página.
• Si vendes en varias monedas verás un juego de cifras por cada una ("Vendido · COP", "Vendido · USD"): no se suman entre sí, porque un único total mezclando divisas sería un número inventado.
• Debajo, una franja ámbar declara lo que los totales NO cuentan: cuántas ventas anuladas quedaron fuera y cuántas ventas no tienen movimiento en Finanzas.
• Las facturas EMITIDAS en Finanzas → Facturas de venta también son ventas: entran en las cifras (por la fecha de emisión y su total) y en la tabla se ven como "Factura FAC-…" con la etiqueta "Factura" y un enlace para abrirla. Las facturas en borrador y las anuladas no cuentan. Si quien mira no tiene acceso a Finanzas, no las ve.
• Si un negocio del CRM tiene a la vez una venta y una factura, se cuenta UNA vez, por la venta: la fila de la factura sigue en la tabla con la etiqueta "ya cuenta en su venta", pero no se suma otra vez. Marketing cuenta igual.
• Las cotizaciones ACEPTADAS también son ventas: entran en las cifras como pendientes de cobro, por el día en que se aceptaron, mientras no tengan una factura emitida ni una cuenta de cobro aprobada; desde entonces cuenta ese documento, no los dos. En la tabla se ven como "Cotización COT-…" con las etiquetas "Pendiente de cobro" y "Cotización aceptada" y un enlace para abrirla: se cobran con su factura. Si el negocio de la cotización ya tiene una venta registrada, cuenta esa venta y la fila dice "ya cuenta en su venta". Quien no tiene acceso a Finanzas ve la cotización en lugar de su factura.

Registrar una venta

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   Ve a Marketing → Ventas y haz clic en "Nueva venta".
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   Elige "Desde cero" o "Desde una cotización"

   "Desde una cotización" lista tus cotizaciones en Borrador o Enviada (desde la ficha del cliente en el Pipeline, las de ese negocio y las del contacto sin negocio). "Registrar como venta" la pasa a Aceptada: queda registrada como venta con sus líneas y sus productos salen del inventario, sin escribir nada más. Desde la ficha del negocio, una cotización del contacto sin negocio queda atada a ese negocio, que pasa a Ganado. Si el cliente cambió algo, edita la cotización antes en Marketing → Cotizaciones. Las aceptadas no aparecen porque ya cuentan como venta. Con "Desde cero" sigues con los pasos de abajo.
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   Qué se vendió

   Cada línea es un producto o un servicio: elige un producto del catálogo de Producción, uno de tus servicios (aparecen como "Servicio · …" y ponen su nombre y su precio; un servicio no mueve inventario) o escribe la descripción a mano. Después, el "Almacén del que sale" —cada almacén dice cuánto tiene disponible de ese producto—, la Cantidad y el Precio unitario; el total de la línea se calcula solo. Debajo de la cantidad ves lo disponible en inventario: "Sin existencias en inventario." en rojo, y en naranja si no alcanza para lo que vendes (la venta se guarda igual, pero esa línea no se descuenta). En una venta nueva, cada línea con producto ofrece "Crear orden de producción por …": al registrar, se crea la orden en Producción por esa cantidad, con la venta como referencia en sus notas. Si la marcas en varias líneas —por ejemplo, los sabores de un carrito de helados—, es UNA sola orden con un producto por línea, cada uno con su cantidad y su almacén, y el cliente y el negocio de la venta; el aviso dice su número y cuántos productos lleva. Lo fabricado entra al almacén que elijas en una de esas líneas o, si tienes uno solo, a ése; si tienes varios y no elegiste ninguno, Daplox te lo pide antes de registrar la venta. Si la orden no se puede crear, la venta queda registrada igual y el aviso dice qué producto falló. Con "Agregar producto" sumas más líneas a la misma venta, y el pie muestra el total de todas. Escribe las cifras sin puntos de miles (4710000, no 4.710.000): si el campo detecta los puntos, lo avisa y no deja registrar hasta corregirlo. Si el producto tiene su precio en otra moneda que la venta (por ejemplo, en USD y la venta en COP), el precio entra convertido con la tasa del día y debajo del campo ves qué tasa se usó; si no hay tasa, el campo queda vacío para que lo escribas. Un producto del catálogo no se puede vender por debajo de su costo: lo explica «Precio mínimo según el costo», más abajo.
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   Cuándo y cómo

   Fecha, Moneda, Estado (Pagada, Pendiente de cobro o Anulada) y Método de pago: Efectivo, Transferencia, Tarjeta de crédito, Tarjeta débito, Pasarela de pago o Crédito directo. Si el cliente pagó con varios métodos, o sólo una parte, marca "Pagos mixtos o abonos" (lo explica «Pagos mixtos, abonos y la ventana Cobros»).
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   A quién

   Elige el contacto del CRM en el buscador. Si todavía no existe, pulsa "Nuevo cliente": puedes indicar el tipo y número de documento sin salir de la venta. Si coincide con un cliente existente, se selecciona su ficha; si hay datos contradictorios, se pide revisarlos. Lo escrito en la venta no se pierde. Si falla la conexión, reintenta en el mismo formulario. Para la venta de mostrador, sin crear ficha, escribe el nombre en "…o el nombre a mano".
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   Dónde se registra

   "Cuenta donde entró", Concepto (la categoría de ingreso) y, si los usas, Centro de costo y Notas. En una venta nueva, marca "Crear la factura de venta" si la necesitas: al registrar, queda en borrador en Finanzas → Facturas con las líneas de esta venta y ligada a ella, así que no se cuenta dos veces. Si la venta queda pagada, la factura queda cobrada con ella: Finanzas la muestra pagada y no admite otro cobro, para no duplicar el ingreso. Si queda pendiente, el cobro se registra en la venta: al cobrarla, la factura queda cobrada sola, y Finanzas no la deja cobrar aparte para que el dinero entre una sola vez.
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   Haz clic en "Registrar venta".

   Si falta algo, un aviso sobre el botón dice qué es y la línea incompleta queda marcada («Completa la descripción, elige un producto o elimina esta línea»): complétala o quítala y vuelve a pulsar, sin perder lo demás. Si la conexión falla al confirmar, vuelve a pulsar con los mismos datos: la venta, sus cobros y su inventario no se repiten. El aviso final también dice qué factura y qué órdenes de producción se crearon, o por qué alguna no se pudo crear (la venta queda registrada igual).

Entregar el comprobante de venta

En la fila de una venta guardada pulsa "Comprobante". La vista previa muestra el cliente y su documento, los productos, el total, lo pagado y el saldo. Puedes imprimirlo o descargarlo en PDF; hacerlo varias veces no repite la venta, los cobros ni las salidas de inventario.

Las ventas antiguas conservan sus datos de pago al editar otros campos. Si un pago histórico no tiene detalle de movimiento, el comprobante lo indica. Para revisar la cuenta o el método de un cobro existente, abre Cobros y el movimiento correspondiente en Finanzas. Una venta anulada muestra esa condición en el comprobante.

Qué sucede con el inventario al registrar

Cada línea con producto descuenta su cantidad del almacén elegido en esa línea, incluso si la venta está pendiente de cobro. Si dejas "Automático", sale del primer almacén activo con existencias suficientes, y el propio campo dice cuál será. Sin producto, o si la venta se crea como Anulada, no se descuenta nada. Al elegir un almacén con menos de lo que vendes, el formulario lo avisa: la venta se guarda igual, pero esa línea no se descuenta.

• Si el descuento se completa, el aviso confirma que se descontó el inventario de esta venta.
• Si falta un almacén activo o falla el descuento de alguna línea, el aviso informa que la venta se guardó y nombra la línea y el almacén que no se descontaron. No vuelvas a registrar la misma venta: revisa el producto y sus movimientos en Producción → Inventario.
• En una venta con líneas —varios productos, o un almacén elegido—, anular la venta devuelve a su almacén lo que descontó; volver a ponerla Pagada o Pendiente lo descuenta otra vez (si ese almacén ya está inactivo, la línea no se descuenta y el aviso pide elegir otro). Eliminarla también devuelve lo descontado. Cambiar las líneas devuelve lo de las anteriores y descuenta las nuevas; corregir sólo un precio o una descripción no mueve el inventario.
• El descuento usa existencias libres y respeta las reservas existentes. Si el intento falla, sus cambios de inventario se revierten y la venta se conserva.

Cómo se conecta con Finanzas

Una venta crea su movimiento de ingreso en Finanzas cuando se cumplen TRES condiciones a la vez: está en estado Pagada, tiene una cuenta elegida y su monto es mayor que cero. Que falte alguna no es un error: es una venta que todavía no es dinero en una cuenta.

• Las filas que ya tienen su ingreso llevan una etiqueta azul "en Finanzas" junto al estado.
• El movimiento se fecha con la fecha de la VENTA, no con la de hoy: registrar hoy una venta del mes pasado no descuadra los dos meses.
• Su descripción queda como "Venta a {cliente} — {lo vendido}", para que se reconozca en Transacciones.
• Solo se ofrecen cuentas de la misma moneda de la venta; cambiar la moneda borra la cuenta elegida y hay que volver a escogerla.
• Editar la venta actualiza su movimiento; pasarla a Pendiente de cobro o a Anulada lo retira.
• Una venta con varias líneas registra UN solo ingreso, por el total.

Al registrar una venta como Pendiente de cobro —o al pasarla a Pendiente— queda en Finanzas → Cartera como cuenta por cobrar del cliente: allí se reconoce por "Venta #…" en la columna #Cuota, y en Ventas la fila lleva la etiqueta "en Cartera". Al marcar la venta como Pagada, su ingreso queda ligado a esa cuenta por cobrar y la salda. Si en cambio la cobras desde Cartera —o con un abono desde Transacciones—, la venta pasa sola a Pagada sin crear un segundo ingreso. Anular la venta retira la cuenta por cobrar; reactivarla la reabre; eliminarla la borra. Una venta cuya cuenta por cobrar ya recibió pagos en Cartera o en Finanzas no se puede anular ni borrar hasta revertir esos pagos. El monto de esa cuenta por cobrar se corrige en la venta, no en Cartera.

• Lo que decides en Cartera se respeta: si retiras o borras allí la cuenta por cobrar de una venta, guardar la venta después —aunque sólo cambies las notas— no la reabre ni crea otra. La fila lo muestra con "retirada en Cartera".
• Abrir, cambiar, retirar o borrar esa cuenta por cobrar desde Ventas pide lo mismo que Cartera: el rol de Manager o superior y el permiso de Finanzas. Sin ellos, una venta pendiente nueva se guarda igual y el aviso dice que no quedó en Cartera; y anular, cobrar o borrar una venta que ya tiene su cuenta por cobrar se rechaza con el motivo.

Pagos mixtos, abonos y la ventana Cobros

Cuando el cliente paga una parte en efectivo y otra por transferencia, o deja un saldo para después, marca "Pagos mixtos o abonos" al registrar la venta. Desaparecen Estado, Método de pago y Cuenta donde entró, y en "Pagos y abonos" agregas cada pago con "Añadir pago o abono": Importe, Fecha del cobro, Método de pago y la cuenta donde entró. Debajo ves cuánto vas a registrar y el saldo que queda.

• Cada pago crea su ingreso en Finanzas, en su cuenta y con su fecha. La venta queda como cuenta por cobrar en Cartera y cada pago la abona: lo que falte sigue pendiente allí. Si los pagos cubren el total, la venta queda Pagada.
• Sólo se ofrecen cuentas en la moneda de la venta. Los pagos no pueden superar el total ni tener fecha anterior a la venta; si el cliente entregó de más, registra sólo lo que corresponde a la venta.
• Si falla la carga de cuentas, usa Reintentar en el mismo formulario. Se conservan los datos escritos y no se permite guardar el cobro hasta recuperar las cuentas. Reintentar carga la lista; no registra ventas ni abonos.
• El botón "Cobros" de cada venta abre su historial: lo cobrado, lo pendiente y cada pago con su fecha, método y cuenta, incluidos los que se registraron en Cartera o en Finanzas. Mientras quede saldo, ahí mismo agregas otro abono y pulsas "Registrar abono". Abonar no mueve el inventario ni crea otra cuenta por cobrar.
• En la lista, una venta con una parte cobrada dice "Pago parcial" y muestra lo pendiente bajo el monto.
• Al editar una venta que ya tiene cobros, el estado depende de ellos y no se cambia a mano; Método de pago y Cuenta no aparecen. Si cambias su total, queda Pagada o Pendiente según lo que ya se cobró. Para completar el saldo usa "Cobros".
• Para revertir un cobro, elimina su ingreso en Finanzas → Transacciones: el importe vuelve a quedar pendiente. Una venta con cobros no se puede anular ni borrar hasta revertirlos.
• Registrar pagos mixtos o abonos pide el rol de Manager o superior y el permiso de Finanzas, igual que cobrar en Cartera.

Precio mínimo según el costo

Una línea con producto del catálogo no se puede registrar por debajo del costo guardado de ese producto, por unidad. Si el costo está en otra moneda que la venta, se convierte con la tasa de la fecha de la venta y el mínimo se redondea hacia arriba al centavo; si no hay tasa, la venta no se guarda y el aviso explica por qué.

• Cuando el costo está en la misma moneda de la venta, debajo del precio aparece "Precio mínimo por costo" y el campo avisa si escribes menos. En los demás casos lo comprueba el servidor al guardar.
• Una línea sin producto (un servicio escrito a mano) no tiene costo con qué comparar. Un producto con costo 0 admite cualquier precio; uno sin costo guardado no se puede vender hasta completar su costo en Producción.
• Al editar, el costo vuelve a comprobarse si cambias las líneas, la cantidad, el precio, el total o la moneda, o si reactivas una venta anulada. Cambiar sólo las notas, el cliente o el estado —por ejemplo, marcarla cobrada— no la bloquea aunque el costo haya subido después de vender.
• Si no tienes permiso para ver Producción, el aviso dice que el precio está por debajo del costo, pero no muestra la cifra.

Filtrar, ordenar y exportar

• En la barra de filtros buscas por cliente, descripción o método y eliges el Estado; el botón "Filtros" abre un panel con Desde/Hasta, Cuenta, Centro de costo, Moneda (si tienes más de una) y monto mínimo/máximo.
• Haz clic en el encabezado de "Fecha" o de "Monto" para ordenar por esa columna; un segundo clic invierte el orden.
• "Exportar" descarga un CSV con Fecha, Cliente, Descripción, Cantidad, Precio unitario, Monto, Moneda, Estado, Método de pago, Cuenta, Concepto, Centro de costo, "En Finanzas" y Notas. Con filtros activos el botón rotula "Exportar N" y baja exactamente esas filas, facturas incluidas.
• Cada venta tiene Editar, Duplicar, Cobros y Eliminar. Las facturas se ven como "Factura FAC-…" con su estado de cobro y un enlace para abrirla en Finanzas: se cobran o se anulan desde allí. Un filtro por cuenta, concepto o centro de costo las deja fuera, porque la factura no tiene esos datos.

Registrar la venta desde la ficha del cliente

Casi siempre la venta se cierra en el pipeline, no en el módulo. Por eso la ficha del cliente tiene su propia pestaña "Ventas", que abre el MISMO formulario de Marketing → Ventas con el cliente y el negocio ya puestos: se ve y funciona exactamente igual.

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   Ve a Marketing → Pipeline y abre la ficha del cliente.
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   Entra a la pestaña "Ventas"

   Arriba verás "Total vendido" y "Valor del negocio", y debajo lo mismo que este módulo le atribuye al negocio: sus ventas (las anuladas se cuentan aparte), sus facturas emitidas en Finanzas ("Factura FAC-…", con la cotización de la que salió y "Ver factura") y sus cotizaciones aceptadas que todavía no tienen factura, que se cobran con su factura. También entran las del contacto que no están atadas a ningún negocio. "Total vendido" es la misma cuenta del módulo: una cotización ya facturada suma una sola vez, como su factura.
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   Pulsa "Registrar venta"

   Se abre el formulario de Marketing → Ventas (los pasos de «Registrar una venta», arriba): "Desde cero" con sus líneas de productos o servicios, o "Desde una cotización" de ese negocio o del contacto. Lo único que cambia es que el cliente y el negocio ya vienen puestos. En la lista, cada venta con varios productos muestra cuáles y cuántos, por ejemplo "Camisa × 3 · Gorra × 2".
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   Si queda Pendiente de cobro

   La venta queda en Finanzas → Cartera como cuenta por cobrar y en la lista dice "· en Cartera". Cuando el cliente pague, pulsa "Cobrada" en esa venta: se registra el ingreso (si tiene cuenta) y la cuenta por cobrar se salda.

Después de guardar, el siguiente formulario empieza con una sola línea vacía. Marcar el negocio como Vendido por sí solo no registra una venta ni reserva inventario; aceptar una de sus cotizaciones, sí.

Con al menos una venta registrada, la pestaña muestra "Crear orden de producción": abre Producción con lo vendido ya cargado en una orden (con todos sus productos), el cliente y la referencia, para que la revises y la crees. Solo aparece si tienes Producción.