Facturas de venta y cobros

Finanzas → Facturas de venta es donde una venta a crédito se convierte en una cuenta por cobrar: creas la factura, la emites, registras los cobros y ves cuánto te deben y desde cuándo. Cada factura recibe su propio número consecutivo (FAC-0001, FAC-0002…) y ese número no se reutiliza nunca.

Cuando la factura pertenece a una venta

En Marketing → Ventas, abre Factura en la venta guardada. Daplox muestra el documento existente o prepara un borrador con su cliente, moneda, líneas y precios originales. Revisa el total y pulsa Crear borrador; después, Abrir factura. Reintentar recupera el mismo documento sin registrar otra venta, otro cobro ni otra salida de inventario.

La factura lee los pagos de su venta original. No registres el mismo dinero en ambas. Puedes conservar notas y registrar abonos, pero los datos comerciales de documentos vinculados no se cambian por separado. Si aparece Revisar pagos o Por revisar, se conservó un historial incompatible (por ejemplo, cobros separados o varias facturas de una venta). Comparte sus referencias con soporte antes de corregirlo. Cartera e informes excluyen esos saldos de sus totales confirmados e indican cuántos requieren revisión.

Los seis estados de una factura

• Borrador — todavía se puede editar. No cuenta como cartera.
• Pendiente — emitida, sin cobros y dentro de plazo.
• Parcial — tiene cobros registrados pero le queda saldo.
• Vencida — pasó su fecha de vencimiento con saldo pendiente. La columna "Vence" muestra en rojo los días de mora.
• Pagada — el saldo llegó a cero.
• Anulada — conserva su número pero deja de contar como cartera.

Sobre el listado, la barra de filtros tiene esos mismos estados: Todas, Borradores, Pendientes, Parciales, Vencidas, Pagadas y Anuladas. La tabla muestra Número, Cliente, Vence, Estado, Total, Saldo y las acciones de cada fila. La columna Cliente dice el nombre del contacto (y su empresa, si la factura tiene una), también en las facturas que crea un pago de Stripe.

Crear una factura

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   Ve a Finanzas → Facturas de venta y haz clic en "Nueva factura".
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   Elige el Cliente

   El desplegable es buscable y trae tus contactos. También puedes dejarla en "Sin cliente asociado".
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   Define la Moneda y la fecha de "Vence el"

   La moneda decide en qué divisa vive la factura y qué cuentas podrás usar después para cobrarla. Por defecto es la moneda de la empresa (Configuración → Moneda de la empresa), no la moneda de vista de quien la crea. El vencimiento es opcional, pero sin él la factura nunca se marca como Vencida.
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   Llena las líneas

   Cada línea tiene Descripción, Cuenta, cantidad y precio unitario. El desplegable de cuenta solo ofrece cuentas de INGRESO: facturar contra un gasto se rechaza. Con "+ Agregar línea" añades las que necesites y el Total se recalcula abajo.
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   Opcional: Notas

   El campo dice "Visible para el cliente": es texto que acompaña al documento.
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   Haz clic en "Guardar borrador".

Emitir: de borrador a cuenta por cobrar

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   En la fila del borrador, pulsa el botón de emitir

   Es el icono de envío; su etiqueta es "Emitir FAC-…".
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   Confirma el aviso

   Dice lo que hay que saber: «Una vez emitida ya no se puede editar: para corregirla habrá que anularla y emitir otra».
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   La factura entra a la cartera

   A partir de ahí suma en "Por cobrar", aparece en su tramo de antigüedad y se le pueden registrar cobros.

Vista previa, PDF e impresión

Cada fila tiene el botón de vista previa (el icono del ojo, "Vista previa de FAC-…"), como las cotizaciones. Abre la factura como la recibe tu cliente, en el mismo papel de tus cotizaciones —tu logo, tus datos de emisor y el color de tu plantilla—: el "Facturar a" con el NIT y la dirección de la Cartera, la fecha de vencimiento, las líneas con su IVA, el total, lo pagado y el saldo. Un borrador lleva la marca "Borrador" y una anulada, "Anulada".

• "Descargar PDF" baja el PDF que genera Daplox: no depende del diálogo de impresión del navegador, así que funciona también en el teléfono. Sus rótulos salen en tu idioma.
• "Imprimir" imprime sólo el documento, sin el panel.
• En un borrador, "Editar" vuelve al editor. Desde el editor, el botón "Vista previa" la muestra; si cambiaste algo, dice "Guardar y ver vista previa" y guarda primero, porque la vista previa muestra lo guardado.

Registrar un cobro

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   En una factura emitida con saldo, pulsa el botón de cobro

   Es el icono de billetera; al pasar el cursor (o al llegar a él con el teclado) dice "Registrar cobro de FAC-…". Todos los iconos de la fila dicen así su nombre.
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   Revisa el Monto

   Viene propuesto con el saldo completo, que es el caso mayoritario. Si el cliente abonó menos, escribe esa cifra: la factura queda en Parcial. No se acepta cobrar más que el saldo. Escribe la cifra sin puntos de miles: el navegador los toma como decimales y la pantalla te avisa antes de guardar. Si lo que escribes no es un número, la pantalla te lo dice y no registra el cobro.
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   Ajusta la Fecha del cobro si no fue hoy.

   No puede ser futura ni anterior a la emisión de la factura. «Hoy» es el de tu zona horaria, con un día de margen: cobrar de noche una factura emitida esa misma noche funciona.
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   Elige la "Cuenta donde entró"

   Es obligatoria: el cobro se registra siempre también como ingreso de esa cuenta en Finanzas, así que su saldo sube. Solo se ofrecen tus cuentas de la MISMA moneda de la factura (cobrar dólares en una cuenta en pesos mezclaría monedas 1:1); si tienes una sola, ya viene elegida. Si no tienes ninguna en esa moneda, créala en Transacciones con «Agregar cuenta».
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   Si ese dinero ya está en Finanzas, elígelo en "¿Este dinero ya está en Finanzas?"

   Aparece cuando hay ingresos de la moneda de la factura que todavía no son el cobro de nada (registrados a mano o importados del extracto). Al elegir uno, el cobro lo toma —con su monto, su fecha y su cuenta— en vez de registrar otro ingreso: así no se cuenta dos veces.
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   Haz clic en "Registrar cobro".

Deshacer un cobro mal registrado

Vuelve a abrir los cobros de esa factura: si todavía tiene saldo, con el botón de cobro (billetera); si ya está saldada, con el visto bueno verde de su fila («Ver los cobros de FAC-…»). Ahí aparece la lista "Cobros registrados", con la fecha y el monto de cada uno y un botón "Eliminar".

• Se elimina el cobro y, si lo creó, también su movimiento en Finanzas — el saldo del banco no queda inflado. Si el cobro había tomado un ingreso que ya estaba en Finanzas, ese ingreso se queda: lo registró otra vía.
• Se reversan los asientos contables de ese cobro, así que el libro tampoco queda con un cobro que ya no existe.
• La factura vuelve a quedar con ese saldo por cobrar y regresa a la cartera.
• También se puede desde Finanzas → Transacciones: al eliminar el ingreso de un cobro, el aviso dice de qué factura es y te pregunta si eliminar también ese cobro.

Anular

El botón de anular (icono de prohibido) solo se ofrece mientras la factura no tenga cobros propios. Si pertenece a una venta, anular el documento conserva la venta, sus abonos y su inventario. Si esos abonos ya tienen asientos contables, primero se exige reversarlos en Contabilidad; el aviso identifica sus comprobantes. No elimines pagos reales sólo para conseguir anular un documento: revisa antes el caso con tu responsable contable.

Facturas importadas de tu software contable

• Si conectaste tu software contable (Siigo, Alegra…), sus facturas de venta aparecen aquí con la marca de su software y el cliente como lo nombra ese software.
• Su saldo es el que informa tu software: Daplox no inventa cobros para reflejarlo, así que no verás cobros registrados en ellas.
• Son de sólo lectura: no se editan, emiten, cobran ni anulan aquí. Se corrigen en tu software y se vuelven a importar; en su fila verás un candado en lugar de las acciones.
• Una factura que ya creaste en Daplox no se cuenta dos veces: si el software trae la misma venta, se queda la tuya. La regla completa está en «Conectar tu software contable e importar».
• Su vista previa y su PDF llevan arriba el aviso «Copia de la factura importada de …»: el documento oficial es el de tu software contable, y esta copia no puede pasar por un segundo original.

La franja "Por cobrar" (antigüedad de cartera)

Sobre el listado, la franja "Por cobrar" muestra el total pendiente y lo reparte en casillas por antigüedad: Al día, 1-30, 31-60, 61-90, 90+ días y Sin vencimiento. Cada casilla lleva su saldo y cuántas facturas lo componen. Es el informe que más se mira cuando hay que salir a cobrar.

• El informe se calcula sobre UNA moneda a la vez, y arranca en la moneda de la empresa. Si facturas en varias, un aviso lo dice y aparece un selector junto al título para ver las otras — nunca se suman pesos y dólares 1:1.
• "Sin vencimiento" no es lo mismo que "Al día": son facturas que guardaste sin fecha de vencimiento. No entran nunca en "Vencidas", así que revisa esa casilla de vez en cuando.
• Solo cuentan las facturas emitidas con saldo mayor que cero: los borradores y las anuladas quedan fuera.
• Las facturas importadas de tu software contable cuentan con el saldo que ese software informa, en su tramo de antigüedad.